PREGUNTAS FRECUENTES
Es un sistema de alto rendimiento que incorpora tecnología de información de clase mundial, especialmente diseñado para atender los requerimientos y las particularidades de las instituciones de educación superior públicas en el ámbito de la administración y gestión. URP -University Resource Planning por sus sigla en inglés- ofrece una arquitectura completa para la administración y las finanzas, mediante una plataforma idónea para una gestión de carácter integral.
Es un proyecto de modernización, en la línea de la transformación digital, que lidera la Vicerrectoría de Administración y Finanzas, para la implementación del sistema Global 3000 URP y dar un salto significativo en la forma de administrar y gestionar la institución.
La plataforma de trabajo actual data de 1999 y si bien ha permitido operar a nivel administrativo y de las finanzas, la institución en estas dos décadas no solo ha crecido, también se ha ido complejizando, por lo que resulta necesario contar un sistema en sintonía con las necesidades de transformación digital propias de una universidad compleja y avanzar desde un modelo de administración de procesos a uno de gestión integral que tenga en como eje el beneficio para las personas.
La plataforma actual contiene todos los módulos necesarios para una administración correcta; sin embargo estos operan independientes y no de manera integrada, lo que limita la posibilidad de contar con datos e información unificada, única y centralizada y en tiempo real. En algunos casos, hay tareas operativas que se duplican, tiempos de tramitación prolongados, por ejemplo, que con el nuevo sistema se verán subsanados.
A través de la automatización y digitalización de los procesos se facilita y simplifica la tarea diaria, incorporando mejores prácticas a la gestión operativa de los usuarios que intervienen, mediante un trabajo en línea, más ágil y eficiente. Se acortan y agilizan los tiempos de respuesta, resolviendo las demoras en tramitaciones y los tiempos destinados para elaborar reportes que requieren consultar distintas fuentes, y quienes necesitan tomar decisiones pueden hacerlo a través de datos únicos, actualizados y siempre disponibles en línea.
UFRO adquirió el licenciamiento perpetuo del sistema Global 3000 URP, con la totalidad de módulos que contempla el sistema, y la implementación involucra las áreas de: Gestión Financiera, Gestión de Presupuesto, Gestión Contable, Gestión Ejecutiva, Gestión de Bienes y Gestión de Recursos Humanos.
Este proyecto de modernización partió en 2019 con la adquisición del sistema y su implementación contempla 18 meses, proyectando su término en 2021.
La adquisición del sistema, así como su implementación e implantación, se realiza con la empresa Global Services SpA, expertos en consultoría de sistemas de información, consultoría y asesoría en implantación de sistemas de información administrativo, financieros y de recursos humanos; procesos de negocio e inteligencia comercial para el área privada, instituciones de educación superior e instituciones públicas.
El proyecto tiene como unidad responsable del proceso de implementación e implantación a la Vicerrectoría de Administración y Finanzas.
Para cada una de las áreas de gestión del sistema, se contemplan las siguientes etapas de implementación: Inicio de la implementación; activación del sistema de información; migración de datos; capacitación, y puesta en marcha.
Sí. En la medida en que se finaliza la implementación de cada módulo, se capacitará a los equipos que intervienen o participan directamente en cada proceso.
